Zahlungsverkehr

Buchung von Rechnungen (Kontierung)

Bitte legen Sie Rechnungen versehen mit dem Kontierungsstempel und den vollständigen Angaben zur Verbuchung (insbes. Titelgruppe, Anordnungsstelle, Kostenstelle) sowie der Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch Unterschrift einer autorisierten Person zur Buchung in der Geschäftsstelle vor.
Bitte beachten Sie die Verwendung der korrekten Kostenart, dies ist insbesondere relevant bei Reparaturen, Wartung oder Geräten.
Nachfolgend finden Sie die relevanten Titel:
- 54740 Porto / Versand / Wartung / Reparatur
- 55740 Bücher
- 54740 Verbrauchsmaterial
- 54741 Betriebseinnahmen
- 54781 Landesmittel
Sollte bei Ihnen ein Mahnschreiben über eine noch nicht beglichene Rechnung eingehen, so bitten wir Sie, dieses mit der Originalrechnung oder mit der Rechnungskopie und dem Vermerk „Original ging verloren, Doppelzahlung erfolgt nicht" in der Geschäftsstelle vorzulegen.
Ab einem Schwellenwert von 25.000,- € netto ist mit der Rechnung der vollständig ausgefüllte, hinreichend begründete und unterschriebene Vergabevermerk mit 3 Vergleichsangeboten vorzulegen. Sollte es nur einen Lieferanten/Hersteller geben, ist dies entsprechend auf dem Vergabevermerk zu dokumentieren und zu erläutern.

Nach Möglichkeit geben Sie Ihre Bestellungen und Aufträge bitte auf Rechnung auf.
Zur Erstattung von Auslagen legen Sie bitte das Formular Auslagenerstattung vollständig ausgefüllt und mit Unterschrift des Antragstellers sowie der Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch Unterschrift einer autorisierten Person in der Geschäftsstelle vor.
Als Anlagen fügen Sie bitte alle Originalbelege sowie eine Kopie des Kontoauszugs oder der Kreditkartenabrechnung bei (bitte nicht relevante Zeilen schwärzen).

Zur Abrechnung von Bewirtungsausgaben verwenden Sie bitte das Formular "Dokumentationsblatt für Bewirtungen" unter Angabe des konkreten Anlasses und der Dauer der Bewirtung, Vorlage einer vollständigen Teilnehmerliste sowie der Originalbelege.
Detaillierte Informationen finden Sie in den Bewirtungsrichtlinien der Ludwig-Maximilians-Universität München.